Tout travail mérite rémunération. Et pourtant, de nombreux freelances peinent encore à se faire payer rapidement. Les clients pensent peut-être que tu peux vivre d’amour et d’eau fraîche ?! Rien n’est moins vrai. Même si tu vis de ta passion, tu as besoin de percevoir des revenus régulièrement pour continuer ton activité professionnelle. Sinon, c’est retour à la case salariat. Alors comment éviter de quémander l’argent dû à chaque fin de mission ? Je te donne mes astuces.
Avant même de commencer à travailler sur une mission client, pense à définir toutes les étapes entre la commande et le paiement. C’est la chain order to cash.
Par exemple :
1 – Passation de la commande ;
2 – Versement d’un acompte ;
3 – Début de la mission ;
4 – Fin de la mission à telle date ;
5 – Paiement final avec un délai maximum de X jours.
Et surtout, communique ce processus à ton client pour qu’il sache quand et comment te payer. Quelle que soit la mission, je te conseille d’aborder la question de l’argent dès le début (après tout, tu ne bosses pas pour des cacahuètes). Ça te permettra de gagner en transparence auprès de ton client.
Tu pourras affiner ce processus à mesure que tu acquiers de l’expérience. Et notamment si tu rencontres des retards de paiement. Tu identifieras alors facilement les points de blocage, et pourras les corriger au fur et à mesure pour te faire payer de plus en plus rapidement.
En Espagne, le devis (ou factura proforma) n’est pas obligatoire. Mais tu peux quand même en prévoir pour toutes tes missions afin d’en définir les contours : délai de livraison, étendue des prestations, prix des prestations, … Sois le plus précis possible pour éviter les zones d’ombres et les abus potentiels. Par exemple, si ton client veut rajouter telle ou telle presta, le montant du devis augmente systématiquement.
En plus de définir les contours de la mission freelance, le devis est aussi et surtout un acte juridique. À ce titre, la signature du client l’engage à payer la somme prévue dès lors que tu réalises les prestations mentionnées.
En plus de la facture proforma, tu peux également prévoir un contrat avec ton client ou des conditions générales de vente. Ces documents juridiques te permettent de préciser les sanctions en cas de retards de paiement ou de factures impayées.
Plutôt que d’attendre la fin de la prestation pour recevoir ton paiement intégral, tu peux prévoir le versement d’un acompte en début de mission. Alors évidemment, si tu dois facturer une centaine d’euros à ton client, ça ne vaut pas forcément le coût. Mais dès que tu atteins plus de 1 000 € de prestation, l’acompte garantit une partie du paiement (entre 30 et 50 %). De cette manière, tu fais fuir les mauvais payeurs, parce qu’un client qui refuse de payer un acompte ne présage rien de bon quant au futur de la collaboration. D’ailleurs, si tu prévois un acompte, préviens ton client que tu ne commenceras pas la mission tant que le versement ne sera pas effectué.
Cela dit, l’acompte en début de mission ne signifie pas forcément que tu pourras te faire payer rapidement l’intégralité de la prestation par la suite. Néanmoins, c’est un bon indicateur quant à la réactivité du client. Et ça te garantit aussi une partie du paiement.
Sans facture, il est difficile de se faire payer rapidement. Alors même si la facturation n’est pas ta spécialité, c’est l’étape indispensable pour récolter le fruit de ton travail.
Pour bien facturer, tu dois d’abord ajouter toutes les mentions obligatoires. C’est-à-dire :
💡 Ce n’est pas parce que tu passes par un gestor que tu ne dois pas faire preuve d’une grande rigueur dans la gestion de ta comptabilité.
Pour éviter d’oublier l’une de ces mentions obligatoires, n’hésite pas à utiliser un logiciel de facturation en ligne. Même les versions gratuites te permettent d’envoyer des factures conformes.
Au-delà des mentions obligatoires, pense également à envoyer ta facture en temps et en heure. Idéalement, dès la fin de la mission. N’attends surtout pas plusieurs semaines au risque de ralentir le processus de paiement. S’il s’agit de missions long terme, tu peux aussi prévoir une date de facturation. Perso, je fais toutes mes factures à la fin du mois pour gagner du temps dans ces démarches administratives.
Envoyer ses factures, c’est la première étape pour se faire payer rapidement. Mais si tu comptes seulement sur tes clients, tu risques d’attendre longtemps. Et pour cause, certaines entreprises profitent de la négligence de leurs prestataires pour sécuriser leur trésorerie (pas pour tous évidemment). À défaut de rappel de paiement, ils “oublient” tout simplement de payer. Et ça, ça peut mettre à mal ta comptabilité d’autonómo.
Alors à toi de faire preuve de rigueur quant au suivi de tes factures, un peu comme avec tes missions freelance. Si tu montres à tes clients que tu suis attentivement tes factures, tu démontres ta posture de professionnel auprès d’eux.
Je te conseille de bloquer une journée ou une demi-journée mensuelle dédiée à la comptabilité. En plus de facturer tes clients pour les prestations réalisées, profites-en pour faire le point sur les encours. Si tu constates que certains clients n’ont pas respecté les délais de paiement contractuels, c’est le moment de passer à l’étape suivante.
Relancer les clients après un retard de paiement, ce n’est jamais très agréable. Mais rassure-toi, il n’est pas nécessaire de montrer les crocs dès les premiers jours de retard. Envoie-leur simplement un rappel comme quoi la facture X n’a toujours pas été payée. La plupart du temps, ce rappel suffit à déclencher le paiement. Mais si tu ne reçois toujours rien, tu vas pouvoir enclencher les étapes suivantes pour te faire payer rapidement.
Perso, je te conseille d’attendre une semaine avant d’envoyer une seconde relance. À ce stade, reste toujours courtois, mais rappelle à ton client ses obligations légales et les pénalités de retard qui font grimper la facture. S’il s’agit d’une mission long terme, précise-lui que tu ne délivreras plus aucune prestation tant que la facture n’est pas réglée.
Et surtout, fais preuve d’empathie. Ça évitera que la relation avec ton client ne se détériore trop rapidement.
Il se peut qu’il traverse une période difficile. Si c’est le cas, n’hésite pas à lui proposer des solutions alternatives, comme un échéancier de paiement. Ça t’évitera de passer par le tribunal et de subir des délais extrêmement longs.
Si le recouvrement amiable ne suffit toujours pas, envoie-lui une lettre de mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception. En Espagne, c’est un aviso formal envoyé via burofax ou correo certificado. Cette démarche te servira de preuve si tu veux entamer une procédure judiciaire pour le recouvrement de créances.
C’est la dernière étape pour obtenir paiement des sommes dues. Dans ce cas, tu peux faire appel à un avocat ou une société de recouvrement pour défendre ton cas. Une fois l’action terminée, les frais de recouvrement seront à la charge de ton client mauvais payeur.
Si le processus peut faire peur, sache que ça reste relativement rare dès lors que tu choisis bien tes clients dès le début.
Si les retards de paiement réguliers plombent ta trésorerie et mettent à mal ton activité professionnelle, tu peux aussi passer par une société d’affacturage (ou empresa de factoraje).
Cette société agit en tant qu’intermédiaire dans le paiement de tes factures. C’est elle qui te paye dès l’émission de la facture. Elle se chargera ensuite de recouvrer l’argent auprès de ton client.
Grâce à cette option, tu as l’assurance de te faire payer rapidement, sans le stress lié aux éventuels retards de paiement ou relances. Mais en contrepartie, il y a des frais de commissionnement à prévoir.
💡 Tu peux aussi souscrire l’option assurance impayés pour une couverture maximale. Mais celle-ci dépend de ton secteur d’activité et du risque. Car la plupart du temps, ce n’est pas nécessaire.
