S’il y a une tâche dont je me passerai bien depuis que je suis freelance, c’est la gestion de la comptabilité d’entreprise. Encore plus en tant qu’autónomo avec toutes les spécificités administratives espagnoles. Je ne suis pas comptable, et les formalités administratives, ça me saoule. Mais, c’est aussi ça être travailleur indépendant. On doit se soustraire à nos obligations légales. Heureusement, il n’est pas nécessaire de gérer sa comptabilité seul en Espagne. Tu peux parfaitement passer par un gestor ou utiliser un logiciel de compta qui te permettra d’alléger les démarches.
Gérer sa comptabilité, c’est bien plus que simplement ranger des factures dans un tiroir. C’est tenir à jour l’ensemble des registres qui tracent l’activité financière de ton entreprise. Concrètement, ça se traduit par l’enregistrement méthodique de tes revenus et dépenses.
Côté revenus, tu dois répertorier chronologiquement toutes tes factures émises et ventes réalisées. Ce suivi te permet d’avoir une vision claire de ce que tu as facturé sur chaque période fiscale. Pour les dépenses, la tâche est plus complexe. Tu dois tenir trois registres distincts :
⚠️ Attention : seules les dépenses directement liées à ton activité professionnelle peuvent être inscrites dans tes livres comptables, et potentiellement déduites fiscalement.
Gérer sa comptabilité est avant tout une obligation légale pour tout freelance en Espagne. À partir du moment où tu paies tes impôts (que ce soit par cotisation directe normale ou simplifiée), la loi t’oblige à maintenir des registres détaillés de tes revenus, dépenses et investissements.
Pour s’en assurer, l’administration fiscale espagnole (l’Hacienda) peut te demander de présenter ces livres à tout moment. Et là, tu te dois de montrer patte blanche dans ta tenue comptable. Une erreur involontaire peut t’exposer à une amende allant jusqu’à 50% du montant mal déclaré. Si tu omets délibérément des informations, cette sanction peut grimper entre 50% et 100%. Et en cas de fraude manifeste. L’amende peut atteindre jusqu’à 150% du montant fraudé. Autant dire que ça ne rigole pas !
Au-delà de ces obligations, la comptabilité est un véritable atout dans ta vie d’indépendant. Elle te sert à :
Finalement, une bonne gestion comptable n’est pas qu’une contrainte administrative. C’est aussi un outil précieux qui te permet de savoir exactement ce que tu gagnes et ce que tu dépenses. N’est-ce pas là l’information la plus fondamentale pour tout entrepreneur ?
Que tu aies un solo business ou des projets plus ambitieux, la gestion financière d’une entreprise est loin d’être une simple formalité. C’est la raison pour laquelle de nombreux entrepreneurs font appel à un gestor (c’est l’équivalent de notre expert-comptable en Espagne). Mais est-ce vraiment nécessaire ? Je te laisse te faire ton opinion.
Gérer sa comptabilité en Espagne est bien plus complexe qu’en France. Avec le statut d’autoentrepreneur français, la simplicité est poussée à son maximum. Pas besoin de s’inquiéter des charges déductibles.
En Espagne, c’est une autre histoire. Tu dois a minima présenter deux types de livres comptables. D’abord, le Grand livre des ventes et des revenus où tu enregistres chaque transaction avec factures, dates et montants. Ensuite, le Grand livre des achats et des dépenses qui répertorie tous tes paiements avec coordonnées des fournisseurs et montants. Pour ces deux livres, un simple fichier Excel peut suffire. C’est d’ailleurs ce que j’utilise, en notant méthodiquement mes factures clients et toutes mes dépenses.
Si ton activité est plus complexe, tu devras peut-être aussi tenir d’autres registres, comme le Grand livre des biens d’équipement pour les acquisitions durables, le Livre des Transactions Intracommunautaires si tu travailles avec l’Europe, ou encore le Carnet de provisions si tu agis comme intermédiaire.
Côté déclaration, tu dois remplir de nombreux formulaires fiscaux :
Est-ce faisable seul ? Oui, mais c’est chronophage et le risque d’erreur est élevé si tu ne maîtrises pas parfaitement la réglementation espagnole.
Si tu décides tout de même de te lancer seul dans la gestion de ta comptabilité, n’oublies pas le mot d’ordre : la rigueur. Car à la moindre petite erreur, l’hacienda peut te tomber dessus.
👉 Mon conseil : si tu décides de gérer ta comptabilité en solo, mieux vaut utiliser un logiciel de facturation. Exit ton vieux fichier Excel ! D’ailleurs, à partir de juin 2025, la facturation électronique devient obligatoire pour tous, même les autónomos. D’ici là, Hacienda devrait mettre à disposition des indépendants son logiciel de comptabilité. Et ce gratuitement.
Même avec les outils de gestion comptable, je préfère passer par un gestor.
Même avec une activité relativement simple, le gestor peut être un vrai soulagement. Ce conseiller comptable et fiscal qui va gérer toutes tes déclarations administratives.
Il remplira pour toi les différents formulaires exigés par l’administration fiscale espagnole et s’assurera que tu respectes toutes tes obligations légales.
Pour autant, faire appel à un professionnel ne te dispense pas de toute responsabilité. Tu devras toujours tenir à jour tes recettes et tes dépenses.
Dans mon cas, même si mon activité est simple quelques (abonnements, frais de comptabilité, formations et quelques événements de networking), je garde un suivi rigoureux de mes finances que je transmets ensuite à mon gestor.
Avec le gestor, tu peux te concentrer sur ton cœur de métier et sur la recherche de nouveaux clients au lieu de perdre du temps avec la paperasse administrative. Tu évites aussi les erreurs qui pourraient te coûter cher en cas de contrôle fiscal.
Certes, c’est un coût supplémentaire dans ton budget, mais la tranquillité d’esprit et le temps gagné valent largement cet investissement.
Attention, même si tu délègues ces prestations à un gestor, je te conseille quand même de connaître les principes comptables de base.
Si tu ne sais pas encore comment choisir entre le faire toi-même ou passer par un gestor, je t’ai préparé un tableau comparatif qui résume les avantages et inconvénients de chaque option.
Gérer sa comptabilité seul | Faire appel à un gestor | |
Avantages | • Économie d’argent • Maîtrise totale de tes données financières • Connaissance approfondie de ton activité • Flexibilité dans l’organisation | • Expertise de la réglementation espagnole • Gain de temps considérable • Réduction du risque d’erreurs fiscales • Tranquillité d’esprit • Conseils personnalisés pour optimiser ta fiscalité |
Inconvénients | • Temps important à consacrer aux tâches administratives • Risque élevé d’erreurs si tu ne maîtrises pas la législation • Stress lors des périodes de déclaration • Difficulté à suivre les changements réglementaires • Obligation d’utiliser un logiciel avec la réforme de facturation électronique | • Coût mensuel à prévoir dans ton budget • Nécessité de quand même tenir à jour tes recettes et dépenses • Dépendance vis-à-vis d’un tiers • Besoin de trouver un professionnel fiable et réactif |
Tu dois choisir l’option qui correspond le mieux à ta situation, ton budget et le temps que tu peux consacrer aux tâches administratives !
Alors préfères-tu consacrer tes journées à développer ton activité ou à remplir des formulaires administratifs en espagnol ?
